OCR de facturas recibidas: entrada automática al ERP (y Verifactu)
Por Aritz Abuin · Publicado el · Actualizado el
El OCR con IA lee cada factura recibida (PDF, foto o email), extrae los datos y los importa al ERP sin teclear. Una persona valida solo donde hace falta.
Es el complemento natural de Verifactu. Verifactu regula cómo emites y registras tus facturas, pero no toca las que recibes. Ya que ordenas la facturación emitida, ordena también la recibida y quítate el tecleo. En el País Vasco rige TicketBAI/Batuz, y Navarra tiene su propio régimen foral.
¿Por qué las facturas recibidas siguen entrando a mano?
Las facturas de proveedores llegan en mil formatos —PDF adjunto, foto, papel escaneado— y alguien las teclea una a una en el ERP. Es lento, aburre y se cometen errores que luego cuestan cuadres y reclamaciones.
Verifactu no resuelve esto, porque solo mira las facturas que tú emites. La entrada de las recibidas sigue siendo manual salvo que la automatices.
¿Cómo se leen las facturas con IA?
Con visión por IA que lee el documento y lo entiende, no con plantillas rígidas.
- La factura entra por donde ya te llega hoy: un email, una carpeta o una foto.
- La IA de visión lee el documento y extrae proveedor, importe, impuestos, líneas y fechas, aunque cada proveedor use un formato distinto.
- Los datos se importan al ERP; los casos dudosos se paran para que una persona los valide, en vez de teclearlo todo.
- Queda trazado qué se importó y desde qué documento, listo para conciliación.
¿Dónde he aplicado esta técnica?
Para un fabricante de electrónica diseñé una arquitectura con IA que extrae los pedidos desde PDF con visión y los importa al ERP. Una persona valida antes de importar. La técnica es la misma con facturas recibidas: leer un documento variable y convertirlo en un registro del ERP.
El objetivo no es eliminar a la persona, sino que deje de teclear y solo revise lo que de verdad lo necesita.
¿De qué depende el coste?
El coste depende del volumen de facturas recibidas al mes y de a qué ERP hay que conectar. A más volumen, antes se amortiza, porque cada factura tecleada tiene un coste en tiempo muy medible.
Calcula cuántas facturas recibís y cuánto tardáis en meterlas hoy, y te digo si compensa y por dónde empezar.
¿Cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano?
Calcula en 30 segundos las horas y el dinero que se van en tareas repetitivas, y cuéntame tu caso: te digo dónde veo margen, sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿El OCR de facturas recibidas forma parte de Verifactu?
No. Verifactu regula las facturas que emites. El OCR de facturas recibidas es una automatización independiente, pero encaja de forma natural cuando ya estás ordenando la facturación por Verifactu.
¿Funciona aunque cada proveedor mande la factura en un formato distinto?
Sí. Usa visión por IA en lugar de plantillas fijas, así que entiende formatos muy distintos. Es justo lo que pasa con las facturas de proveedores.
¿Se importa directo al ERP?
Sí, con conexión al ERP y validación humana en los casos dudosos. Lo normal es que la mayoría entren solas y una persona revise solo las excepciones.
¿Esto aplica también en el País Vasco o Navarra?
Sí. Automatiza la entrada de las facturas que recibes, no cómo emites las tuyas. Por eso funciona igual en territorio común (Verifactu) y en territorio foral (TicketBAI/Batuz en el País Vasco y el régimen propio de Navarra).