Extraer pedidos de PDF e importarlos al ERP automáticamente
Por Aritz Abuin · Publicado el
Un sistema de visión por IA lee cada pedido que llega en PDF, foto o email. Extrae las líneas, cantidades, referencias y datos del cliente, y los importa al ERP sin que nadie los teclee. Una persona valida solo los casos dudosos.
Da igual que cada cliente use su propio formato de pedido: la IA entiende el documento, no depende de plantillas fijas.
¿Qué cuesta teclear los pedidos a mano?
Los pedidos entran por mil vías —PDF adjunto, foto de un albarán, email— y alguien los pasa a mano al ERP, línea por línea. Es lento, tedioso y cada error de tecleo se paga después en un envío mal hecho o una factura que no cuadra.
Y no escala: cuando suben los pedidos, o contratas para teclear o el cuello de botella crece.
¿Cómo se leen los pedidos con IA?
Con visión por IA que lee el documento y lo entiende, integrada con tu ERP.
- El pedido entra por donde ya llega hoy: un email, una carpeta o una foto.
- La IA de visión lee el documento y extrae cliente, referencias, cantidades y condiciones, aunque cada proveedor o cliente use un formato distinto.
- Los datos se importan al ERP; los casos dudosos se paran para que una persona los valide, en vez de teclearlo todo.
- Queda trazado qué se importó y desde qué documento.
¿Cómo lo he diseñado para un fabricante?
Para un fabricante de electrónica diseñé una arquitectura con dos agentes de IA. Uno extrae los pedidos desde PDF con visión y los importa al ERP. El otro codifica los escandallos (BOM), con validación humana.
La idea no es quitar a la persona de en medio, sino que deje de teclear y solo revise lo que de verdad lo necesita.
¿De qué depende el coste?
El coste depende del volumen de pedidos al mes, de cuántos formatos distintos manejas y de a qué ERP hay que conectar. A más volumen, antes se amortiza, porque cada pedido tecleado tiene un coste en tiempo muy medible.
Dime cuántos pedidos entráis al mes y cuánto tardáis en meterlos, y te digo si compensa y por dónde empezar.
¿Cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano?
Calcula en 30 segundos las horas y el dinero que se van en tareas repetitivas, y cuéntame tu caso: te digo dónde veo margen, sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Funciona aunque cada cliente mande el pedido en un formato distinto?
Sí. Usa visión por IA en lugar de plantillas rígidas, así que entiende documentos de formatos muy distintos. Es justo lo que pasa con los pedidos de clientes y proveedores.
¿Se importa directo al ERP?
Sí, con conexión a tu ERP y validación humana en los casos dudosos. Lo normal es que la mayoría entren solos y una persona revise solo las excepciones.
¿Qué pasa si la IA no está segura de un dato?
Ese pedido se marca para revisión en vez de importarse a ciegas. Se automatiza lo seguro y se supervisa lo dudoso, que es lo que hace fiable el sistema.
¿Con qué ERPs funciona?
Con el ERP que uses, siempre que permita entrada de datos por API o importación de ficheros, que es lo habitual. He hecho integraciones en directo con ERP (Sage) en proyectos reales; el mismo enfoque sirve para otros ERP de gestión.