Cómo montar un asistente de IA que responda con los datos de tu empresa
Por Aritz Abuin · Publicado el
Un asistente de IA responde bien con tus datos cuando consulta una copia ordenada de tu ERP o tu programa contable, no el programa original.
Para eso hacen falta tres cosas. Decidir qué preguntas necesitan una consulta exacta. Calcular el volumen real antes de construir. Y comprobar los permisos de cada usuario en cada pregunta.
¿Por qué ChatGPT no sabe tus cifras?
ChatGPT no tiene acceso a tu ERP ni a tu contabilidad. Responde con lo que aprendió en su entrenamiento y con lo que tú le pegas en la conversación.
Si le preguntas cuánto ha facturado un cliente este trimestre, no lo sabe. Puede inventar una cifra creíble, y eso es peor que no responder.
Para que responda con tus datos, hay que conectarlo a ellos. Esa conexión es el proyecto de verdad. El modelo de IA es la parte fácil.
Hoy existe un estándar abierto para esa conexión, el Model Context Protocol (MCP). Permite que asistentes como Claude o ChatGPT usen herramientas que tú defines, por ejemplo «consultar ventas de un cliente».
¿Consulta exacta o búsqueda por parecido?
Depende del tipo de pregunta. Las cifras se responden con una consulta exacta a la base de datos. Los textos se responden buscando por parecido.
Mezclar los dos métodos es el error más común. Un asistente que busca cifras «por parecido» devuelve números de otro cliente o de otro año.
| Tipo de pregunta | Ejemplo | Cómo se responde |
|---|---|---|
| Cifra concreta | ¿Cuánto facturó este cliente en septiembre? | Consulta exacta a los datos |
| Comparación | ¿Qué clientes compran menos que el año pasado? | Consulta exacta, con el mismo periodo del año anterior |
| Lista o filtro | ¿Qué facturas de este cliente están sin cobrar? | Consulta exacta con filtros |
| Explicación de un documento | ¿Qué dice el contrato sobre las devoluciones? | Búsqueda por parecido en los documentos |
| Procedimiento interno | ¿Cómo se da de alta a un proveedor? | Búsqueda por parecido en manuales y protocolos |
| Mezcla de las dos | ¿Este cliente cumple las condiciones de su contrato? | Consulta exacta de las cifras y búsqueda en el contrato |
Si tu necesidad es responder con manuales y protocolos, te sirve más un chatbot interno con tu documentación. Este artículo trata de las cifras.
¿Por qué el asistente consulta una copia y no el programa original?
Porque la mayoría de ERP y programas contables no están hechos para responder muchas preguntas seguidas. Algunos tardan varios segundos en cada consulta.
Un asistente puede necesitar diez consultas para una sola respuesta. Contra el programa original, el usuario esperaría demasiado y el programa iría más lento para todos.
Por eso el asistente consulta una copia de los datos que yo mantengo actualizada. La copia está ordenada para responder rápido.
La regla es sencilla: la copia es desechable y el programa original manda siempre. Si hay una duda, la copia se borra y se vuelve a crear desde el original.
El asistente nunca escribe en el ERP. Solo lee. Así un error del asistente no puede estropear tu contabilidad.
¿Por qué hay que calcular con tu volumen real antes de construir?
Porque un diseño que funciona con diez clientes puede no funcionar con mil quinientos. Lo que parece rápido en una prueba se vuelve lento con los datos reales.
Antes de construir, calculo cuánto tarda en actualizarse la copia con el volumen real de la empresa. Ese cálculo decide el diseño.
También calculo qué pasa cuando muchas personas preguntan a la vez. Y cuánto cuesta cada pregunta en llamadas a la IA.
Qué pasaba. El despacho quería que sus asesores consultaran desde Claude los datos contables reales de sus clientes. Trabaja con BiLoop y con Odoo.
Qué hice. Calculé el volumen real antes de construir. El planteamiento inicial tardaba 80 horas en actualizar los datos. Cambié el diseño y lo dejé en 5–7 horas.
Qué resultado tiene. El conector de BiLoop ya funciona con datos reales. Cada asesor ve solo las empresas de su cartera. El sistema se instala en la infraestructura del propio despacho.
Puedes leer el detalle en el caso de los conectores para el ERP contable.
¿Qué pasa cuando la documentación del proveedor no coincide con la realidad?
Pasa casi siempre. La documentación de un ERP describe cómo debería funcionar. Los datos reales cuentan cómo funciona de verdad.
En el despacho contable encontré 18 diferencias entre la documentación del proveedor y lo que devolvía el programa. Campos con otro nombre, fechas en otro formato y datos que faltaban.
Por eso no construyo a partir de la documentación. Primero leo datos reales y los comparo con lo que dice el manual. Después diseño.
Cada diferencia queda anotada. Si el proveedor actualiza el programa, sé qué tengo que volver a comprobar.
¿Cómo se controla quién ve qué?
Con permisos que se comprueban en cada pregunta, no una vez al día. Si un gestor deja de llevar un cliente, deja de verlo en ese momento.
El asistente sabe quién pregunta y qué empresas tiene asignadas esa persona. Solo consulta esas empresas.
La regla más importante es esta: ante la duda de quién pregunta, el sistema no enseña nada. Es mejor una respuesta vacía que un dato en manos equivocadas.
Estas son las comprobaciones que conviene hacer antes de dar un asistente por terminado:
- Una persona sin cartera asignada no ve ningún dato.
- Un gestor no ve los clientes de otro gestor, aunque pregunte por el nombre exacto.
- Si el sistema de permisos no responde, el asistente no responde.
- Cada pregunta queda registrada con quién la hizo y qué datos se consultaron.
- El asistente no puede modificar ni borrar datos del programa original.
¿Por dónde empiezo?
Por las diez preguntas que más se repiten en tu empresa sobre cifras. Con esa lista sé qué datos hacen falta y qué tipo de consulta necesita cada una.
Después reviso tu ERP o tu programa contable: cómo se accede a los datos, cuánto volumen hay y qué permisos existen hoy.
Si además quieres que el asistente envíe cifras sin que nadie pregunte, encaja con los informes automáticos desde el ERP. Y si dudas entre ChatGPT y un asistente propio, lee esta comparación.
¿Cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano?
Calcula en 30 segundos las horas y el dinero que se van en tareas repetitivas, y cuéntame tu caso: te digo dónde veo margen, sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Mis datos salen de la empresa?
Depende del diseño. La copia de los datos puede estar en tus propios servidores. Solo sale hacia el modelo de IA la información necesaria para responder cada pregunta. Se decide al principio, según la sensibilidad de los datos.
¿Funciona con Sage 200, a3 u Odoo?
Sí, si se pueden leer los datos de forma fiable. Cada programa se lee de forma distinta: por su interfaz de programación, por la base de datos o por exportaciones. Lo compruebo con datos reales antes de comprometer nada.
¿Qué es MCP y por qué importa?
Es un estándar abierto para conectar asistentes de IA con herramientas y datos. Importa porque el mismo conector sirve para varios asistentes. Si mañana cambias de asistente, no hay que rehacer la conexión.
¿El asistente puede equivocarse con una cifra?
Si la cifra sale de una consulta exacta, el número es el del programa. El riesgo está en la pregunta mal entendida. Por eso conviene que el asistente indique qué periodo y qué filtros ha usado en cada respuesta.
¿Es lo mismo que un chatbot con mis documentos?
No. Un chatbot con documentos busca textos por parecido. Este asistente consulta cifras de forma exacta. Muchos proyectos necesitan las dos cosas, pero se construyen de forma distinta.