Verifactu en hostelería y restaurantes: qué cambia y qué automatizar
Por Aritz Abuin · Publicado el
En territorio común, Verifactu obliga a que el software de facturación de hostelería (TPV, gestión de sala, ERP) registre cada ticket de forma inalterable. Confírmalo con tu proveedor de TPV antes de tu fecha límite. En el País Vasco no aplica Verifactu, sino TicketBAI y Batuz, y Navarra tiene su propio régimen foral.
Pero el TPV es solo la punta del problema. Donde se pierden horas es en cuadrar albaranes de proveedores, recalcular escandallos cuando sube un precio y montar informes local a local. Eso Verifactu no lo arregla: hay que automatizarlo aparte.
¿Dónde se pierde el dinero en hostelería?
En hostelería el dinero se pierde fuera de la caja, en la trastienda. Cada albarán de proveedor hay que cotejarlo a mano con el pedido y la factura. Si no cuadra, alguien persigue la diferencia por email o por teléfono.
El escandallo de cada plato casi nunca se actualiza cuando sube el precio de un proveedor. Así, el margen que crees tener y el real se separan sin que nadie lo note hasta el cierre de mes.
Con más de un local, cada encargado saca sus informes de venta, consumo y margen a su manera. Alguien los centraliza a mano para dirección. Verifactu pone al día el software de facturación, pero ese trabajo manual sigue igual si no se toca.
¿Qué automatizar además del TPV?
Primero lo obligatorio, luego lo que de verdad te devuelve horas.
- Confirma con tu proveedor de TPV o software de gestión de hostelería que tu versión cumplirá Verifactu y en qué fecha estará disponible la actualización.
- Automatiza la recepción y el cotejo de albaranes. Se extraen proveedor, artículo, cantidad y precio, y se cruzan solos con el pedido. Solo se marcan las diferencias reales para revisarlas.
- Conecta el escandallo de cada plato a los precios reales de compra. Así el margen se actualiza solo cuando cambia un precio de proveedor.
- Centraliza los informes de venta, consumo y margen de cada local. Y envíalos solos por panel, email o WhatsApp a cada encargado y a dirección.
¿Dónde lo he construido?
En una distribuidora que abastece a 108 establecimientos HORECA construí un sistema que reparte los informes de venta de cada local por WhatsApp y email. Además, un chatbot con la base de conocimiento de la empresa resuelve dudas del equipo.
Cada establecimiento pasó de no tener datos propios a ver, sin pedirlo, cómo lo está haciendo y dónde puede mejorar. Es el mismo problema de fondo que vive un restaurante con varios locales: informes dispersos que nadie centraliza a mano.
¿De qué depende el coste?
La adaptación del TPV a Verifactu la gestiona tu proveedor. Automatizar albaranes, escandallos o informes por local es un proyecto aparte. Su coste depende de cuántos proveedores, platos y locales quieres conectar.
Cuéntame cuántas horas se van hoy en cuadrar albaranes o en sacar informes a mano. Te digo por dónde empezar y qué se amortiza antes.
¿Cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano?
Calcula en 30 segundos las horas y el dinero que se van en tareas repetitivas, y cuéntame tu caso: te digo dónde veo margen, sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu afecta a bares y restaurantes?
Sí, en territorio común. Todo negocio que emita facturas o tickets con un sistema informático (TPV, gestión de sala, ERP) necesitará software adaptado antes de su fecha límite. En el País Vasco rige TicketBAI (y Batuz en Bizkaia), y Navarra tiene su propio régimen foral. Confírmalo con tu proveedor de TPV.
¿Qué debo automatizar primero en un restaurante antes de que llegue Verifactu?
Lo urgente es confirmar que tu TPV cumplirá a tiempo. Pero lo que te devuelve horas es automatizar el cuadre de albaranes, los escandallos y los informes por local. Hoy casi siempre se hacen a mano.
¿Se puede automatizar el cuadre de albaranes en hostelería?
Sí. Se extraen proveedor, artículo, cantidad y precio de cada albarán y se cruzan con el pedido y la factura. Solo quedan las diferencias reales para que alguien las revise.
¿Y si tengo varios locales o soy una distribuidora que reparte a hostelería?
El mismo principio funciona a más escala. Se centralizan los informes de cada local y se reparten solos por panel, email o WhatsApp. Lo hice con una distribuidora HORECA que reparte a 108 establecimientos.