Qué tienes que preguntar antes de aprobar un proyecto de IA
Por Aritz Abuin · Publicado el
Antes de aprobar un proyecto de IA, haz cinco preguntas. Qué problema resuelve en cifras y qué accesos necesita. Qué datos reales se han visto. Cuál es la primera pieza pequeña. Y cómo se medirá el resultado.
Si la propuesta no responde a estas preguntas, todavía no está lista para aprobarse.
¿Cuáles son las cinco preguntas de la primera reunión?
Son las que haría yo si estuviera al otro lado de la mesa. Llévalas a la reunión y pide una respuesta concreta a cada una.
- ¿Qué problema resuelve, medido en horas, errores o euros? Si nadie sabe cuánto cuesta hoy el problema, nadie sabrá si el proyecto funciona.
- ¿Qué accesos necesita y quién los tiene que dar? ERP, correo, carpetas, proveedor del software. Cada acceso tiene un responsable con nombre.
- ¿Se han visto ya datos reales? Una propuesta basada solo en la documentación del software tiene sorpresas pendientes.
- ¿Cuál es la primera pieza pequeña, y qué se entrega con ella? Algo que funcione y se use, no un documento.
- ¿Cómo y cuándo se mide el resultado? Con la misma medida de la primera pregunta, antes y después.
¿Por qué los accesos retrasan más que la tecnología?
Porque dependen de personas que no están en el proyecto. El proveedor del ERP, el informático externo o el responsable de sistemas tienen otras prioridades.
La parte técnica casi nunca es lo que más espera. Lo que más espera es una contraseña, un permiso o una respuesta del proveedor del software.
Por eso pregunto por los accesos en la primera reunión. Y pido que cada acceso tenga una persona responsable dentro de la empresa.
Un buen indicio en una propuesta es una lista de accesos con nombres. Un mal indicio es la frase «se conectará con vuestros sistemas» sin más detalle.
¿Qué hay que comprobar con datos reales antes de aprobar?
Que los datos existen, que se pueden leer y que el volumen no rompe el diseño. Las tres cosas se comprueban con una muestra, no con la documentación.
En un despacho contable con +1.500 clientes, el planteamiento inicial tardaba 80 horas en actualizar los datos. Lo detecté al calcular con el volumen real, y lo dejé en 5–7 horas.
En el mismo proyecto, la documentación del proveedor tenía 18 diferencias con la realidad. Si hubiera diseñado solo con la documentación, el proyecto habría fallado al conectarlo.
Pregunta siempre si quien te hace la propuesta ha visto tus datos. Y qué ha encontrado.
¿Es mejor recortar el alcance o el precio?
El alcance. Un proyecto con el mismo alcance y menos presupuesto acaba con menos pruebas, menos revisión o menos acompañamiento. Esas son justo las partes que lo hacen funcionar.
Si el presupuesto no llega, pide que te propongan menos funciones, no las mismas funciones más baratas.
Una buena propuesta deja claro qué queda fuera. Lo que no está escrito como fuera de alcance acaba siendo una discusión más adelante.
¿Por qué empezar por una pieza pequeña?
Porque la primera pieza enseña cosas que ninguna reunión enseña: cómo están los datos, cómo responde el equipo y qué falta de verdad.
Una pieza pequeña tiene que funcionar sola y usarse cada semana. Por ejemplo, un informe que llega solo, o un asistente que responde a un solo tipo de pregunta.
Con esa pieza en marcha, la segunda decisión se toma con datos, no con expectativas.
Qué pasaba. Un organismo público buscaba una solución de IA que funcionara en sus propios servidores.
Qué hice. Diseñé una arquitectura de IA completa, instalada en su propia infraestructura.
Qué pasó. No se adjudicó. Propuse demasiado para lo que pedían. La propuesta era más ambiciosa de lo que el organismo necesitaba en ese momento.
Qué aprendí. Ahora empiezo por la pieza que resuelve lo que el cliente pide hoy. Lo demás lo propongo después, cuando la primera pieza ya funciona.
¿Tiene sentido pagar una parte por resultado?
Puede tenerlo, si el resultado se puede medir sin discusión. Horas liberadas en un proceso concreto, errores evitados o facturación recuperada son medidas válidas.
No tiene sentido si el resultado depende de cosas que el proveedor no controla. Por ejemplo, de que la empresa cambie su forma de trabajar o dé los accesos a tiempo.
Lo importante es fijar la medida antes de empezar. Es la quinta pregunta de la lista, y por eso va escrita en la propuesta.
¿Y si tengo varias propuestas encima de la mesa?
Pasa las cinco preguntas a cada una. La que mejor responda no es siempre la más barata ni la más ambiciosa.
Si te ayuda a comparar, tienes una guía sobre cuánto cuesta automatizar la entrada de pedidos y otra sobre automatizar o contratar a una persona.
Si la propuesta compara herramientas, mira n8n, Make o código a medida. Y si buscas a alguien para varios años, lee qué es un partner tecnológico. Si el proyecto viene del Kit Consulting, te sirve qué hacer después del plan.
¿Cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano?
Calcula en 30 segundos las horas y el dinero que se van en tareas repetitivas, y cuéntame tu caso: te digo dónde veo margen, sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería costar un proyecto de IA?
Depende del valor del problema que resuelve, no de las horas. Por eso la primera pregunta es cuánto cuesta hoy el problema. Con esa cifra puedes juzgar si el precio tiene sentido.
¿Qué señales indican que una propuesta no está madura?
Que no menciona tus datos reales ni lista los accesos con sus responsables. Que no dice qué queda fuera. Y que no fija cómo se mide el resultado.
¿Hace falta una prueba antes de aprobar todo el proyecto?
Conviene empezar por una primera pieza que funcione y se use. Es mejor que una prueba aislada, porque se queda en producción y enseña cómo responde el equipo.
¿Quién de mi empresa tiene que estar en el proyecto?
Una persona de la dirección que decide, la persona que hace hoy el proceso y quien puede dar los accesos. Sin cualquiera de las tres, el proyecto se para.