Actas y tareas automáticas de reuniones con IA
Por Aritz Abuin · Publicado el
Las actas y tareas de reuniones se generan con IA en tres pasos. Se graba la reunión, se transcribe y un agente extrae el resumen y las tareas con responsable y fecha. Si hace falta, también prepara un primer borrador de propuesta, sin que nadie lo redacte a mano.
Lo monto conectando la grabación (Meet, Teams, Zoom o el audio) con un modelo de lenguaje y con tu CRM o gestor de tareas. Así el acta y el reparto de tareas salen solos después de cada reunión, no al día siguiente si alguien se acuerda.
¿Qué se pierde cuando nadie redacta el acta?
Después de una reunión comercial o de proyecto, alguien tiene que escribir el acta, sacar las tareas y repartirlas. Casi nunca se hace el mismo día. Y cuando se hace, se hace a medias: se pierden matices, tareas en el aire y compromisos que nadie apunta.
En reuniones comerciales el coste es mayor. Si la propuesta tarda una semana porque hay que reescuchar la reunión, el cliente ya ha perdido el impulso.
¿Cómo se generan el acta y las tareas?
La reunión se graba y transcribe, y a partir de ahí un agente de IA hace el trabajo que antes hacía una persona a mano.
- Se graba la reunión (videollamada o audio) y se transcribe automáticamente.
- Un agente de IA lee la transcripción y redacta el acta: contexto, decisiones y puntos clave.
- El mismo agente extrae las tareas concretas, con responsable y fecha si se mencionaron. Después las manda al CRM, a un gestor de tareas o por email a cada persona.
- Si la reunión es comercial, se genera además un primer borrador de propuesta con lo hablado. Tú lo revisas y lo ajustas antes de enviarlo.
¿Cómo lo he planteado en un proyecto?
Diseñé para una empresa de energía una solución de meeting intelligence comercial. De cada reunión de ventas saldrían el acta, el reparto de tareas y un borrador de propuesta. El comercial no tendría que parar a escribir nada de eso.
La idea de fondo es que la reunión deje de ser un punto muerto entre la conversación y la acción. En cuanto se cuelga la llamada, ya están el acta, las tareas asignadas y un primer borrador.
¿De qué depende el coste?
El coste depende de tres cosas. Dónde vive hoy la reunión (Meet, Teams, Zoom o solo audio). Si las tareas tienen que llegar a un CRM o gestor concreto. Y si quieres también un borrador de propuesta o solo el acta y las tareas.
Para darte una cifra real, cuéntame qué herramienta usáis para reuniros y adónde tienen que ir las tareas. Con eso te digo el alcance y por dónde empezar.
¿Cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano?
Calcula en 30 segundos las horas y el dinero que se van en tareas repetitivas, y cuéntame tu caso: te digo dónde veo margen, sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para automatizar las actas de mis reuniones con IA?
Necesitas poder grabar la reunión (la mayoría de videollamadas ya lo permiten, o basta con el audio) y una transcripción. A partir de ahí un agente de IA redacta el acta y extrae las tareas, sin que tengas que cambiar cómo os reunís.
¿Las tareas se asignan solas a cada persona?
El agente identifica quién es responsable de cada tarea y para cuándo, si se mencionó en la reunión. Después envía cada tarea al CRM, al gestor de tareas o por email a esa persona.
¿Sirve también para generar la propuesta después de una reunión comercial?
Sí, es justo el diseño que hice para una empresa de energía. De la reunión saldrían el acta, las tareas y un borrador de propuesta, listo para revisar antes de enviarlo.
¿Funciona con Meet, Teams o Zoom?
Sí, se adapta a la herramienta de videollamada que ya uséis. Si no grabáis vídeo, también funciona solo con el audio de la reunión.